Witty nimmt den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung des Hinweisgebersystems von Ihnen erheben und wie wir sie verwenden. Die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften stellen wir durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sicher.
Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Witty GmbH & Co. KG
Herrenrothstraße 12 – 16
D-86424 Dinkelscherben
Telefon: +49 (0) 82 92/999-0
E-Mail: info@witty.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 ff. DSGVO bestellt.
Swen Goslar
aigner business solutions GmbH
Goldener Steig 42
94116 Hutthurm
Telefon: +49 8505 91927-0
E-Mail: datenschutz@witty.de
Die technische Umsetzung des Hinweisgebersystems erfolgt in unserem Auftrag durch DPMS – Data Protection Management System, Inhaber: Thomas Niersmann, Haagscher Weg 17, 47608 Geldern. Der Anbieter ist für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig und durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO zur strickt weisungsgebundenen Datenverarbeitung verpflichtet.
Zweck des Hinweisgebersystems und der Datenverarbeitung
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise zu (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen gegen ein oder mehrere Unternehmen innerhalb von Witty auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Die hier beschriebene Datenverarbeitung umfasst die Bearbeitung der initialen Meldung, einer gegebenenfalls nachfolgenden Kommunikation mit dem Hinweisgeber sowie Maßnahmen, die zur Bearbeitung der Meldung im Rahmen der Zweckbestimmung des Hinweisgebersystems erforderlich sind. Die Datenverarbeitung kann auch die Zusammenführung der Meldung mit Informationen aus anderen Quellen umfassen, soweit dies zur bestimmungsgemäßen Bearbeitung der Meldung erforderlich ist.
Die Datenverarbeitung dient der Aufdeckung und internen Aufklärung von Missständen in und in Verbindung mit der Witty GmbH & Co. KG sowie der Verhinderung von Schäden und Haftungsfällen für die Witty GmbH & Co. KG. Diese Zwecke stellen berechtigte Interessen der Witty GmbH & Co. KG dar, die diese zur Verarbeitung personenbezogener Daten des Hinweisgebers und weiterer betroffener Personen nach Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO berechtigt oder die Witty GmbH & Co. KG ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG zur Datenverarbeitung verpflichtet. Um diese Zwecke zu verfolgen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur erforderlichen Bearbeitung der Meldung.
Sofern es sich bei dem gemeldeten Missstand um eine Straftat oder eine schwere Verfehlung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses eines unsere Beschäftigt handelt, kann sich die Datenverarbeitung auf § 26 Abs.1 S. 2 BDSG stützen.
Des Weiteren verarbeiten wir personenbezogene Daten, um die gesetzlich vorgegebenen Dokumentations- und Nachweispflichten zu erfüllen. Sofern Sie mittels einer Form der Sprachübermittlung (z.B. Telefonische) mit der Meldestelle in Kontakt treten, werden wir nur auf Grund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein Wortprotokoll oder eine Tonbandaufzeichnung erstellen. Dies gilt ebenso, falls es zu einer Zusammenkunft im Sinne des § 16 Absatz 3 oder § 27 Absatz 3 HinSchG kommt.
Personenbezogene Daten
Grundsätzlich ist die Nutzung des Hinweisgebersystems – soweit rechtlich zulässig – ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Sie können jedoch im Rahmen des Hinweisgeberprozesses freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
- die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben,
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt sind.
Grundsätzlich erfragen und verarbeiten wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, bspw. Informationen zur rassischen und/oder ethnischen Herkunft, religiöser und/oder weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexueller Orientierung. Aufgrund freier Textfelder im Meldeformular können solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten jedoch freiwillig von Ihnen bekanntgegeben werden.
Der von Ihnen gegebene Hinweis kann darüber hinaus personenbezogene Daten Dritter enthalten, auf die Sie sich in Ihrem Hinweis beziehen. Betroffene Personen erhalten die Möglichkeit, sich zu den Hinweisen zu äußern. In diesem Fall werden wir die betroffenen Personen über den Hinweis informieren. Auch in diesem Fall ist Ihre Vertraulichkeit gewahrt, da der betroffenen Person – soweit rechtlich möglich – keine Angaben zu Ihrer Identität gemacht werden und Ihr Hinweis so verwendet wird, dass Ihre Anonymität nicht gefährdet ist.
Weitergabe der Daten
Falls dies für oben genannte Zwecke erforderlich ist und wir hierzu gesetzlich berechtigt sind, können Ihre personenbezogenen Daten, an externe Stellen (Rechtsbeistände, Behörden, sonstige staatliche Stellen usw.) weitergegeben werden. Falls Ihr Hinweis ein anderes Unternehmen von Witty [Witty-Austria GmbH & Co. KG | Witty Vertriebs- und Controlling GmbH] betrifft und dies zur Bearbeitung des Sachverhaltes erforderlich ist, können Ihre Daten unter Umständen an dieses weitergegeben werden.
Technische Umsetzung und Sicherheit Ihrer Daten
Das Hinweisgebersystem enthält eine Möglichkeit zur anonymen Kommunikation über eine verschlüsselte Verbindung. Bei der Nutzung werden Ihre IP-Adresse und Ihr derzeitiger Standort zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Nach dem Absenden eines Hinweises erhalten Sie Zugangsdaten zum Postfach des Hinweisgebersystems, um mit uns weiterhin geschützt kommunizieren zu können.
Zur Sicherstellung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit unterhalten wir entsprechende technische Maßnahmen. Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Dauer der Speicherung
PWir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für den Zweck der Ausklärung und Bearbeitung des gemeldeten Sachverhaltes erforderlich ist. Die Daten werden grundsätzlich für einen Zeitraum von drei Jahren nach Beendigung der Bearbeitung aufbewahrt und datenschutzkonform gelöscht. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn entweder Ihre Daten entsprechend Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO für die Geltendmachung von Rechtsansprüchen beziehungsweise für die Verteidigung gegen Rechtsansprüche Dritter erforderlich sind oder die weitere Verarbeitung für uns gemäß Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO zulässig ist oder nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gesetzlich verpflichtend ist. Anschließend werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht, gesperrt oder anonymisiert.
Ihre Rechte
Wenn Sie personenbezogene Daten angeben haben, haben Sie ein Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der personenbezogenen Daten. Sie können die Verarbeitung zudem einschränken oder ihre Übermittlung an eine andere verantwortliche Stelle verlangen.
Des Weiteren haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Diese Rechte machen Sie durch eine formlose Mitteilung an die Verantwortliche oder unseren oben genannten Datenschutzbeauftragten geltend. Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt haben, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Auf Verlangen informieren wir Sie über diese Empfänger.
Schließlich steht Ihnen unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
